UBL, XML, PDF, CSV … lang leve de standaard
Om meteen de toon te zetten: Een PDF is elektronisch papier en geen elektronische factuur. Sorry.
De afgelopen 20 jaar zijn we in deze wereld heel druk geweest om te praten over standaarden van echte elektronische facturen. Zou het immers niet mooi zijn wanneer we in de wereld 1 taal met elkaar zouden afspreken om elektronische facturen uit te wisselen?
Wat mij betreft is dit net zo haalbaar als dat we af gaan spreken dat we met zijn allen in de wereld Engels, Chinees of Nederlands gaan spreken.
Als je naar Nederland kijkt hebben we wel 1 taal afgesproken … of toch niet? Ik weet niet of u wel eens in Friesland, Drenthe, Limburg of Amsterdam bent geweest …. Het is allemaal de Nederlandse taal, maar er zijn toch wel grote accentverschillen waar te nemen.
Met elektronische facturen is het niet veel anders. Er zijn verschillende talen, (UBL, cXML, xCBL, iDOC,) grote talen en kleine talen (heel veel eigen varianten van XML of CSV). Binnen die talen zijn er weer accenten, bijvoorbeeld specifieke aanpassingen per industrie, zoals de HR-XML standaard voor uitzenders en een XML voor de bouw.
De gekozen standaard: UBL
In Nederland (en ook wel Belgie) is de UBL taal (Universal Business Language) gekozen als ‘standaard’ taal. Dit wil zeggen dat de overheid het gebruik van UBL stimuleert en de meeste boekhoudpakketten aangeven dit ook te gaan gebruiken.
Probleem opgelost! Dat we ons hier zo druk om gemaakt hebben zeg!
Of toch niet? Helaas. Een standaard is pas een standaard als er uitzonderingen zijn zullen vele spelers gedacht hebben, want natuurlijk wordt de standaard voor veel partijen anders geïnterpreteerd (de accenten in de gewone taal), maar ook wordt de standaard zo ‘simpel’ gemaakt, dat deze niet meer aansluit met de complexe werkelijkheid (een taal waar je maar een beperkt aantal woorden mag gebruiken).
Om een idee te geven: Het gratis InvoiceSharing netwerk ondersteunt momenteel meer dan 350 varianten van de UBL-standaard …. Fraaie standaard he ;)
Dan toch maar opgeven?
Nee! Vincent Prooij en ik hebben InvoiceSharing bijna 3 jaar geleden niet opgericht om het probleem van de papieren facturen en de elektronische facturen standaarden op te lossen. Wij geloven dat we ondernemers succesvoller kunnen maken door ze te helpen om de kosten te verlagen en cashflow te verbeteren.
Wij geloven dat elektronische facturen ondernemers echt kunnen helpen deze doelen te realiseren. Wij geloven ook in een open en verbonden wereld. Dit betekent dat wat je maakt voor iedereen beschikbaar moet zijn.
Vervolgens hebben we geleerd dat er een hele rare gedachtenknonkel in mensen zit. Het is normaal om te betalen voor een papieren factuur, envelop en postzegel, maar als er een PDF factuur per mail naar de klant gaat, dan mag dat niets kosten.
Hoe dan? Een gratis netwerk voor iedereen dat alle talen spreekt.
Om te zorgen dat iedereen mee wil doen met elektronische facturen, moeten alle partijen wat te winnen hebben. Gratis bleek een toverwoord, en dus hebben we de facturen snelweg, of facturen-router zoals anderen het noemen, helemaal gratis gemaakt. We koppelen alle boekhoudpakketten en factuurnetwerken die we tegenkomen en laten iedereen in zijn eigen taal praten. Wij spreken alle talen en alle communicatiemethoden. En dat doen we gratis!
Natuurlijk moeten we ook geld verdienen. Wij verdienen geld wanneer ondernemers of accountants onze boekhoudrobot gebruiken om facturen automatisch te coderen en te boeken. U geeft bijvoorbeeld als instructie: Als productgroep ‘aardappelen’ van leverancier ‘Sligro’, dan grootboekrekening ‘voedingskosten’.
Verder verdienen we geld door producten van anderen op on appstore te verkopen die ondernemers helpen om nog succesvoller te zijn; dus nog meer kosten verlagen of kasstroom te verhogen.